Hosted Exchange

Nutzen auch Sie die Vorteile von zentralen Programmen, welche Dienste für viele Kunden bereitstellen. Ein klassisches Beispiel hierfür ist „Hosted Exchange“.

Sie hätten gerne einen Zugriff auf die Terminkalender von Mitarbeitern? Sie benötigen Ihre E-Mail- und Terminverwaltung auf mehreren mobilen Geräten, wie beispielsweise ihrem Smartphone und einem Notebook? Ein Termin oder eine Mail soll an einem Gerät erfasst werden und auf allen Geräten sofort sichtbar sein? Diese Anforderungen deckt der Microsoft Produkt Exchange Server ab.

Für das Betreiben eines eigenen Exchange Servers muss eventuell wieder in neue Hardware investiert werden. Und auch die Anschaffungskosten für die Software des Exchange Servers sowie die benötigten Zugriffs-Lizenzen dürften nicht unerheblich sein. Kostengünstiger ist es, sich ein Benutzerkonto auf einem bestehenden Exchange Server anzumieten. In diesem Fall zahlen sie auch nur für die wirklich vorhandenen Benutzerkonten einen monatlichen Mietpreis.

Mieten Sie nur für die Mitarbeiter ein Benutzerkonto mit allen seinen Möglichkeiten an, für die es auch benötigt wird. Mit einer individuellen Konfiguration bestimmen Sie selbst, wer zum Beispiel welche Kalender einsehen kann oder wer welche elektronische Post erhält. Die eingehenden und ausgehenden E-Mails Ihres Unternehmens können optional auch noch einmal separat in einem Mailsafe gespeichert werden. Allerdings ist eine solche Maßnahme zur automatisierten E-Mail-Sicherung in einem Unternehmen nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt.

Gerade für die Archivierung von elektronischer Post gibt es gesetzliche Vorgaben, von denen alle Firmen betroffen sind. Nicht nur bestimmte Positionen oder Personen in einem Unternehmen. So erfordern zum Beispiel die am 14. November 2014 vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten GoBD - die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ - unter anderem die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails im Originalformat. Dabei reicht eine Aufbewahrung in Papierform nicht mehr aus.

Eine elektronische E-Mail-Archivierung ist deshalb in der Regel komplett nötig. Also nicht nur der Ein- oder Ausgänge. Sogar angenommene Spam oder unerwünschte Nachrichten wie etwa Posteingänge, die verseuchte Anhänge aufweisen, müssen aufbewahrt werden. Die elektronische Post nur in E-Mail-Programmen vorzuhalten ist dabei keine Option. Denn es soll anschließend kein Zugriff für Änderungen oder eine eventuelle Löschung möglich sein, weshalb spezielle Software-Lösungen gefragt sind. Diese erleichtern auch den Finanzbehörden und Datenschutzbeauftragten die Möglichkeit zum Zugriff auf die Daten, beispielsweise bei einer Außenprüfung des Finanzamtes.

Nach unserer Ansicht ist die beste Lösung zur Aufbewahrung von elektronischer Post eine Archivierung in der Cloud. Allerdings muss dann auch die gesamte Organisation in die Cloud verlagert werden.