Digitale Archive für den kompletten Schriftverkehr
Wir bieten Lösungen für die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten
Heutzutage werden betriebliche Abläufe in Unternehmen ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet. Erleichterungen bei der Umsetzung der gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ermöglichen Software-Lösungen, die auch bei uns erhältlich sind.
Am 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen – unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Ländern - „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.
Wie darin festgestellt wird, werden „die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations- und Kommunikations-Technik abgebildet. ... Auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze). Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt.“
Weiter heißt es: „Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind ... Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.“
Das Team unseres Unternehmens empfiehlt dafür Hilfen, die ein solches revisionssicheres Archivsystem ermöglichen, wie etwa ein Programm zur Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten. Es gestattet die Beschleunigung der Arbeitsabläufe durch die digitale Erfassung, automatische Erkennung und Einordnung von Dokumenten.